Quel que soit le type d’événement que vous organisez — banquet, cocktail dînatoire ou conférence —, il est primordial de vous informer sur la capacité maximale de la salle. Aussi, n’oubliez pas de prendre en compte la scène, la piste de danse, les éléments de décors et l’équipement audiovisuel dans votre calcul. Ceux-ci occupent une place importante dans le plan de salle et réduisent ainsi la capacité maximale d’occupation.

La réponse à cette question peut avoir beaucoup d’impact sur le budget de votre événement et sur vos choix de décors. Afin d’éviter des frais supplémentaires, il est primordial de communiquer l’horaire de montage et de démontage d’un événement à vos fournisseurs. Dans certains cas, la salle peut facturer des frais supplémentaires pour les plages horaires de montage ou de démontage. Par ailleurs, si vous avez peu de temps pour l’installation ou si le démontage doit s’effectuer de nuit, les frais reliés au personnel d’installation peuvent grimper en flèche. En bref, si un locateur vous promet que la salle sera disponible la veille pour l’installation ou le lendemain pour le démontage, assurez-vous que ce soit inscrit à votre contrat.

Certaines salles ont des ententes exclusives avec des traiteurs, des compagnies d’audiovisuel ou des fournisseurs de décors. Le cas échéant, vérifiez que les tarifs de ces compagnies correspondent à votre budget. Dans certains cas, si vous préférez travailler avec vos fournisseurs habituels, il est possible de contourner cette règle moyennant certains frais. Vérifiez si le locateur est ouvert à la négociation à ce sujet.

Bien souvent, les frais d’électricité ne sont pas inclus dans les coûts de location d’une salle. Ainsi, si vous devez utiliser une grande quantité d’électricité pour vos besoins audiovisuels (un band par exemple), il est important de vérifier à l’avance quel en sera le coût.

Une redevance est un pourcentage du montant que vous dépensez en traiteur ou en alcool pour votre événement qui doit être payé à la salle. Ce pourcentage est généralement d’environ 10 % pour la nourriture et 15 % pour l’alcool..

Lors de la visite d’une salle, il est fort possible qu’un autre événement soit en cours d’installation. Il est alors difficile de savoir quel est le mobilier inclus dans la location de la salle et ce qui a été loué par un autre client. N’oubliez pas de clarifier cette question dès le départ.

Il n’est pas rare que des éléments audiovisuels ou de décors doivent être accrochés au plafond. Pensez à demander si des frais reliés à l’accrochage s’appliquent aux cas suivants : location d’unskylift, installation de points d’ancrage, ou même réalisation d’un rapport d’ingénieur. Veuillez noter qu’il est souvent possible d’éviter ces frais en choisissant d’installer tout au sol, plutôt qu’au plafond !

Y a-t-il un quai de déchargement ? Un espace débarcadère ? Un monte-charge ? Ou aurez-vous à transporter certains éléments par les escaliers ? Voilà autant de paramètres qui risquent de faire varier vos coûts de livraison et de main-d’œuvre. Vous éviterez : Des frais supplémentaires de livraison de main-d’œuvre. Une fois ces éléments pris en considération, vous aurez beaucoup plus de facilité à comparer les coûts de location et à choisir la salle qui correspond parfaitement à tous vos besoins.